展示会出展準備

展示会に出展する場合、当然出展準備が必要になります。出展目的や出展規模・予算などによって準備内容は様々ですが、実際に必要となる準備項目と展示会終了後に必要になる項目をざっと挙げただけでもこれだけの項目があります。

  1. 出展する展示会の選択
  2. 出展内容(出展製品)の決定
  3. 出展目標の決定
  4. 予算配分の検討
  5. 出展予算の試算・決定
  6. 出展申込・各種提出書類の作成などの事務手続き
  7. 事前のブースへの集客
  8. ブース設営(協力会社へのオリエン・プラン検討・決定)
  9. 展示会場での運営・集客活動
  10. 展示会ガイドブック・展示会Webサイト用の原稿作成・入稿作業
  11. Webサイトの出展情報更新
  12. 製品パンフレットなど配布資料の作成
  13. 製品説明パネルの原稿作成・校正・入稿・チェック
  14. 既存顧客・見込顧客への出展案内・招待状送付作業
  15. 搬入・搬出の手配
  16. 説明員の移動・宿泊の手配
  17. 展示製品の準備
  18. 説明員シフト作成
  19. 運営に関する社内講習
  20. ブース設営チェック・確認
  21. 搬入
  22. 配布資料のセット作業
  23. 搬出・撤去
  24. 備品関係の整理・保管
  25. 資料請求者への資料送付
  26. Webサイトの更新(出展案内から出展レポートへ)
  27. 資料請求者のリスト化(営業リストとして活用できるデータベース化)

 

出展経験のある企業さまならご存知だと思いますが、この出展準備がとても大変です。大規模な出展の場合、6 ヶ月前には企画を始めて社内調整のうえ 3 ヶ月前にはブース設営会社を選定して実作業がスタートします。小規模の出展でも、3 〜 4 ヶ月前には企画を始め、遅くとも 2 ヶ月前にはブース設営の実作業に入ります。つまり、1 つの展示会に出展するだけでも、少なくとも 3 ヶ月、大規模な出展であれば半年間の準備期間が必要になります。


通常、マーケティング・販売促進担当部署がこのステップを担当します。マーケティング・販売促進などの専任担当部署を持たない企業さまの場合は、出展製品の営業担当部署が担当するケースが多いと思います。中小企業さまの中には社長さま自ら出展準備をしなければならない企業さまもあるでしょう。年間数回の展示会に出展されている企業さまでは、複数の展示会出展準備が年間を通して重複して進行しますので、マーケティング・販売促進担当部署のリソースが十分でない場合、担当者は複数の展示会の出展準備に追われてしまい、本来の業務や展示会出展担当者としての本来の役割である展示会出展の目的を達成するための戦略立案部分(集客準備・展示会運営のプランニングなど)が後手にまわってしまう恐れがあります。


マーケティング・販売促進などの専任担当部署を持たない企業さまで、出展製品の営業担当部署が出展準備を担当するケースはさらに大変なことになります。少なくとも出展の約 2ヶ月前から出展の準備に大きな時間を割かなければなりません。出展準備・集客準備に加え本来の業務がありますので、本来の業務である営業活動がおろそかになる恐れもありますし、出展準備と集客準備まで中途半端になってしまい思ったような効果を得られないということになりかねないのです。この失敗例は非常に多いのです。

 

展示会に出展するとなると、ブース設営だけでなく、製品パンフレットや配布資料の手配、ホームページの出展案内ページの更新など多数の協力会社への発注・進行管理、展示会ガイドブックやホームページの出展社情報の原稿や製品写真の手配、招待状の発送作業、事務局への必要書類提出、搬出入の手配など担当者がやらなければならないことを細かいものまであげたらきりがありません。さらに展示会では新製品を出展する場合なども多く、新製品発売のための準備まで並行してやらなければならないとなると、とても通常業務の片手間でできることではないのです。ですから出展準備の中でも、単純作業やアウトソースできるものは、予算の範囲内でできるだけ外部へ委託するべきです。展示会出展担当者は、「出展社の担当者にしかできない準備」にその時間を有効に使うべきなのです。

 

展示会出展の効果をあげるためにはしっかりとした準備が必要ですが、それは 展示会ブースへどうやってターゲットとなる質の高い来場者を誘導するか、どうやってより多くの見込顧客を獲得するかという戦略的な部分の準備に時間をかけるべきなのであって、準備作業に忙殺されてしまってはいけないのです。肝心の部分だけでも大変なのですから、全部の準備項目を社内で済ませてさらに本来の日常業務も滞りなく行うというのは無理があると考えます。

また、協力企業もなるべく絞って窓口を少なくするべきです。多数の協力企業にばらばらに発注するということは、発注した協力企業をすべて担当者がコントロールすることになり、その進行管理と確認連絡作業だけでも大変です。なるべく少ない窓口で効率よく準備を進めるためには、出展準備サポートから営業案件獲得のための見込顧客フォローまでワンストップでサービスを提供できる専門企業を有効に活用することをお勧めします。

 


■展示会出展にあたっての外部専門協力企業選定のポイント


展示会出展準備には、専門企業に頼まなければできない項目があります。通常真っ先に思い浮かぶのがブースの設営です。ブランディングが展示会出展の目的であれば、ブース設営に出展予算の大部分を使うことも考えられますが、セールスリード獲得・見込顧客獲得が展示会出展の目的であるならば、展示会ブースは、ブースへの集客から見込顧客獲得までのトータルな活動の中のひとつのパーツに過ぎない のです。展示会ブースは貴社のショールームであり、来場者にとっては貴社の企業力の目安となる重要なものであり、来場者をブースへ誘導するために効果的に設計される必要がありますが、素敵なブースを作ることが展示会出展の目的ではないのです。出展準備項目の中でブースの準備よりも先に決定しなければならない、ブース設営よりも重要な項目が トータルの出展予算の中で 適切な予算配分を考えることです。ですから展示会出展に際しては、展示会で達成するべき目的・目標を明確にしたうえで、貴社が目的・目標達成のために今までの展示会出展を振り返って今解決すべき課題は何かを認識し、その課題解決のために何をするべきなのかを検討して適切な予算配分をする必要があるのです。そのためには、個々のパーツだけではなく 展示会出展を中心としたトータルなプロモーションに精通し、貴社の課題解決のために有効な提案ができる、そして実際のプロモーションを効率よくより高いレベルで実施することができる専門協力企業を活用するべき なのです。


展示会出展の成果を今までよりアップさせたいとお考えなら、貴社の展示会出展の目的達成のために、トータルに有効なプロモーション提案ができる専門企業、貴社のリソースを補完してより効率的・効果的にトータルなプロモーションを実施できる協力企業をパートナーとして選ぶ必要があるのです。もちろん、従来の出展予算から大幅な予算アップをしなくとも、現実的で効率的・効果的なプロモーションを提案・実施できることが前提です。出展予算のうち比率の大きいブース設営とプレゼンテーションステージなどのプロモーションだけしか頼めない会社では、担当者にとって負担の大きい事前準備(出展準備・集客準備)の負担はそのまま、また最も難しい部分である資料請求時点で具体的なニーズのない見込顧客へのフォローは結局担当者が頭を悩ませることになるか、営業部へそのままデータ化されただけのリスト(営業部にすれば、確度の悪い使えないリスト)を渡すことになります。これでは展示会によって獲得した見込顧客を従来と比較してより効率的に営業案件化することはできません。特にマーケティングや販売促進の専任担当部署を持たない企業さまは、担当者にとって負担の大きい出展準備から集客・ ブース設営・難しい見込顧客フォローまでワンストップでサポートし、予算内でより効果的なプロモーションを提案・実施できる専門企業を活用するべきです。顧客企業の最終的な目的達成という視点を持ち、ただ単に個々のパーツだけを提供するのではなく、効果的なプロモーションを実施するために必要な知識(貴社・製品・競合企業・競合製品・業界・市場など)を常に勉強する専門協力企業とのパートナーシップは、貴社にとって長期的に大きなメリットとなると考えます。

 


製品パンフレット・配布資料

 

展示会場で配布する製品パンフレットやその他技術資料などは、展示会で獲得した見込顧客に手渡すことができる重要なツールです。製品パンフレット・配布資料の準備は、ブース設営と同じように重要で不可欠な出展準備項目です。展示会出展に際して重要なツールである製品パンフレット・配布資料の役割、目的を整理してみましょう。


貴社の潜在顧客は展示会場で貴社製品を認知し、資料を請求した時点で貴社の見込顧客となります。展示会場では貴社説明員から製品説明を受けたかもしれませんが、大多数は製品の概要を知ったことで、実際に自社に導入する可能性を検討するためにより詳しく製品情報を知りたい、情報として入手したいと考えていると言えます。貴社にしてみれば、会場で見込顧客に手渡すことのできる配布資料は、資料を請求した見込顧客に対してより詳細な情報を提供して貴社製品の優位性をアピールし、競合製品との差別化を図り、より関心の高い見込顧客から「営業担当からの説明請求」というアクションを引き出し、あるいはホームページと電子メールを利用した継続的な情報提供へと誘導するために有効に活用しなければならない重要なツールです。


ステップとしては、見込顧客は貴社の営業担当者が直接製品説明をする前の段階でパンフレットや配布資料を見ることになります。この時点で具体的に製品導入を検討しているか導入予定のある見込顧客であれば競合製品のパンフレットと比較検討のうえ、候補を絞り込んだうえで営業担当からより詳しい話を聞くことになります。製品パンフレットや配布資料で伝えたいメッセージがうまく伝わらずに、この時点で候補から外れてしまえば、展示会で獲得した見込顧客を逃してしまうことになります。ですから、配布資料は見込顧客が求めている情報であり、貴社のトップ営業マンのプレゼンテーションでなければならないのです。


是非用意したい資料が、貴社製品のユーザー事例です。見込顧客にとって、最も知りたい情報は貴社製品の先行ユーザーの導入事例なのです。貴社製品導入によって得られるメリットを同じ立場のユーザーの言葉で語ってもらえれば、より分かりやすいし納得しやすいものです。ユーザー事例・導入事例として紹介できる事例があれば、是非配布資料として用意しましょう。その他の資料も提供する側の機能の説明ではなく、貴社製品を導入するユーザーの視点での導入することによって何ができるのか、どんなメリットがあるのかの説明を心がけるなど、より分かりやすい資料を用意しましょう。


現時点で具体的なニーズを持たない情報収集目的の資料請求者に対しては、展示会終了後も継続して情報を提供し、コミュニケーション構築を図り、有望見込顧客へと育成し、ニーズの顕在化のタイミングを逃さず営業案件化する必要があります。そのためには、展示会での接点を最大限活用してホームページやメールによる継続的な情報提供へ誘導することが必要です。配布資料の中に継続的な情報提供を案内して誘導するためのツールを忘れずに入れておきましょう。


また、製品パンフレットその他の配布資料のデザイン・クォリティは少なからず製品イメージに影響します。ですから、カタログ・パンフレットなどセールスプロモーションの核となるツールは、見込顧客に対し伝えたいメッセージが的確に伝わり、貴社及び製品にたいして技術力・信頼感など好意的なイメージを与えるものでなければなりません。今では、パソコンで簡単に文書が作成できますし、見込顧客へ提供する資料のなかには社内でデータ作成・出力するものもあると思いますが、セールスプロモーションの核となるカタログ・パンフレットはやはり力量のあるクリエイターによるデザインが必要と考えます。

 

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